Cách viết hóa đơn hàng cho biếu tặng, tiêu dùng nội bộ

Hướng dẫn cách viết hóa đơn hàng cho biếu tặng không thu tiền (khách hàng - công nhân viên), cách viết hóa đơn hàng tiêu dùng nội bộ theo quy định tại các văn bản mới nhất hiện nay.

1. Cách viết hoá đơn Hàng cho biếu tặng không thu tiền.

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)."
(Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC)
 
“2.4. Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá, dịch vụ khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:
- Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng.”
( Theo khoản 9 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Như vây: 
- Khi xuất hàng hóa, dịch vụ để cho biếu tặng (khách, hàng, công nhân viên ...) -> Thì phải lập hóa đơn và kê khai thuế GTGT như bán hàng bình thường. 
-------------------------------------------------------------------------------------------------
 
- Nếu giá trị quà tặng từ 200.000 đồng trở lên thì Công ty phải lập riêng hóa đơn cho từng người, từng khách hàng được nhận. (Nếu họ không lấy hóa đơn thì cuối ngày lập chung 1 hóa đơn)
- Trường hợp giá trị quà tặng dưới 200.000 đồng thì Công ty có thể lập chung một hóa đơn kèm theo bảng kê danh sách người lao động, khách hàng nhận quà tặng vào cuối ngày.

Theo Công văn 5483/TCT-DNL ngày 28/11/2017 của Tổng cục thuế:
"Khi tặng quà cho khách hàng vào dịp lễ, tết, hội nghị khách hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải lập hóa đơn, tính kê khai nộp thuế GTGT như bán hàng hóa cho khách hàng. Trường hợp Công ty cho thuê Tài chính TNHH MTV Quốc tế Chaillease có phát sinh việc tặng quà khách hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối mỗi ngày công ty lập chung một hóa đơn GTGT ghi số tiền thể hiện trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký tên và giữ liên giao cho người mua, các liên khác luân chuyển theo quy định (không phân biệt giá trị quà tặng trên 200.000đ hay dưới 200.000đ)."
------------------------------------------------------------------------------------------------------

Biếu tặng VÀNG BẠC cho khách hàng phải xuất hoá đơn, kê khai thuế:

"Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty của Độc giả nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, không có hoạt động kinh doanh vàng, có mua các sản phẩm vàng đã qua chế tác từ các tổ chức có hoạt động mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý để trao giải thưởng cho khách hàng thì Công ty phải lập hóa đơn GTGT, trên hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo quy định tại Khoản 9 Điều 3 sửa đổi, bổ sung Điểm 2.4 Phụ lục 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính."
(Theo Công văn 78927/CT-TTHT ngày 06/12/2017 của Cục thuế TP. Hà Nội)
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Giá tính thuế GTGT đối với hàng cho biếu tặng:

Theo Khoản 3, Điều 7 Thông tư số 219/2012/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT:
 
“3. Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này."
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
 
Cách viết hóa đơn hàng cho biếu tặng không thu tiền cụ thể:
 
                                                                                                           Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
 Ký hiệu: AA/18P
Liên 1: Lưu                                          Số:    0000689
Ngày 28 tháng 5 năm 2018
 
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH DNG
Mã số thuế: 0400740263
Địa chỉ: 41 Phan Triêm,P. Hòa Xuân, Q. Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng, Việt Nam
Điện thoại: 0915.888.404 .Số tài khoản: 
Họ tên người mua hàng: Huỳnh Thị Mỹ Hạnh
Tên đơn vị:  CÔNG TY TNHH Nguyên Thành Nam
- (Nếu khách hàng không lấy hóa đơn thì ghi: Khách hàng không lấy hoá đơn)
Mã số thuế: 5701750923
Địa chỉ: Tổ 6 khu 5, Phường Hồng Hải, Thành phố Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam
Hình thức thanh toán:……………. .Số tài khoản: ………………………..
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Máy tính ACER Chiếc 2 8.000.000 16.000.000
   (Hàng cho biếu tặng không thu tiền)      ghi giá bán  
           
           
           
Cộng tiền hàng:                                                                                          16.000.000
Thuế suất GTGT:   .10%  , Tiền thuế GTGT:                                                    1.600.000
Tổng cộng tiền thanh toán:                                                                          17.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu sáu trăm nghìn đồng.
Hướng dẫn cách hạch toán hàng cho biếu tặng:

a. Hạch toán Bên cho biếu tặng:

* Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để cho biếu tặng khách hàng bên ngoài doanh nghiệp, nếu mua về tặng ngay:

Nợ TK 641 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 642 (Nếu theo Thông tư 133)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
       Có TK: 111, 112, 331:
       Có TK 3331:

* Trường hợp sản phẩm, hàng hóa dùng để cho biếu tặng khách hàng bên ngoài DN, nếu DN mua về nhập kho sau đó xuất cho biếu tặng:

- Khi mua hàng về để cho biếu tặng, các bạn hạch toán như mua hàng bình thường:
Nợ TK 152, 153, 156...
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
          Có 111, 112, 331...

- Khi xuất cho biếu tặng:
Nợ TK 641, 642 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
         Có các TK 152, 153, 155, 156.
         Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
 ------------------------------------------------------------------
 
* Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:

Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh toán)
         Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
         Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).

- Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
         Có các TK 152, 153, 155, 156.
-------------------------------------------------------------------------------
 
b. Hạch toán Bên được nhận:

Nợ TK 156, 142, 642 ... (Tổng giá trị + Thuế GTGT), vì không được khấu trừ.
          Có TK 711
=>  Vì bên nhận hàng cho biếu tặng không phải thanh toán (không có chứng từ thanh toán) nên không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn hàng biếu tặng.
2. Cách viết hoá đơn Hàng tiêu dùng nội bộ:

Theo khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC):

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

"Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ" tại điều khoản này được hiểu bao gồm các trường hợp: xuất chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh"
(Theo Công văn số 12755/CT-TTHT ngày 15/12/2015 của Cục Thuế TP. HCM)
 
Như vậy: Nếu xuất hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải lập hóa đơn.

Chi tiết: Theo Công văn 767/TCT-CS ngày 05/3/2015 của Tổng cục thuế:
- Hướng dẫn cụ thể trường hợp không xuất hóa đơn đối với hàng hóa tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh.
----------------------------------------------------------------------------------------------------
 
Kết luận:
- Nếu xuất tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh thì KHÔNG phải lập hoá đơn, không phải kê khai thuế GTGT

VD: Xuất luân chuyển nội bộ, chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất trong 1 cơ sở sản xuất. (Nhớ là phải lập phiếu xuất kho).

- Nếu xuất tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho quá trình sản xuất thì PHẢI lập hoá đơn nhưng không kê khai thuế GTGT. (Trên hóa đơn ghi: Dòng giá bán là giá chưa thuế GTGT, dòng thuế suất và tiền thuế không ghi, gạch chéo)

-------------------------------------------------------------------------------------------------
 
Theo Công văn Số 64031/CT-HTr ngày 19/12/2014 của BTC:
 
- Về hóa đơn:
Đơn vị phải lập hóa đơn đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
 
- Về thuế GTGT:
+ Trước ngày 01/9/2014: Đơn vị phải tính và nộp thuế GTGT đối với hàng hóa tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ như xuất hàng hóa để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh).
 
+ Từ ngày 01/9/2014: Đơn vị không phải tính và kê khai, nộp thuế GTGT đối với hàng hóa luân chuyển nội bộ như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm, để tiếp tục quá trình sản xuất trong một cơ sở sản xuất, kinh doanh hoặc hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung ứng sử dụng phục vụ hoạt động kinh doanh.
 
- Đối với Ví dụ 24 tại Khoản 2 Điều 3 Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 của Bộ Tài chính:

Đơn vị A là DN sản xuất quạt điện, khi xuất 50 sản phẩm quạt điện lắp vào các phân xưởng sản xuất để phục vụ hoạt động kinh doanh của đơn vị A thì đơn vị A không phải tính nộp thuế GTGT nhưng phải lập hóa đơn GTGT theo quy định, trên hóa đơn ghi dòng giá bán là giá không có thuế GTGT, dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo.

Một số VD cụ thể:
 
Ví dụ: Cơ sở sản xuất hàng may mặc B có phân xưởng sợi và phân xưởng may. Cơ sở B xuất sợi thành phẩm từ phân xưởng sợi cho phân xưởng may để tiếp tục quá trình sản xuất thì cơ sở B không phải tính và nộp thuế GTGT đối với sợi xuất cho phân xưởng may.
 
Ví dụ: Công ty cổ phần P tự xây dựng nhà nghỉ giữa ca cho công nhân ở trong khu vực sản xuất kinh doanh. Công ty cổ phần P không có đơn vị, tổ, đội trực thuộc thực hiện hoạt động xây dựng này. Khi hoàn thành, nghiệm thu nhà nghỉ giữa ca, Công ty cổ phần P không phải lập hoá đơn. Thuế GTGT đầu vào hình thành nhà nghỉ giữa ca được kê khai, khấu trừ theo quy định.
 
Ví dụ: Công ty Y là doanh nghiệp sản xuất nước uống đóng chai, giá chưa có thuế GTGT 1 chai nước đóng chai trên thị trường là 4.000 đồng. Công ty Y xuất ra 300 chai nước đóng chai để phục vụ trong các cuộc họp công ty thì Công ty Y không phải kê khai, tính thuế GTGT (Nhưng phải xuất hóa đơn, trên hóa đơn ghi dòng thuế suất, thuế GTGT không ghi, gạch chéo)
----------------------------------------------------------------------------------------------
 
Công ty xin hướng dẫn cách lập hóa đơn hàng tiêu dùng nội bộ cụ thể như sau:
 
VD: Ngày 28/5/2018 Công ty sản xuất, lắp ráp máy tính xách tay -> Cty xuất 2 máy tính xách tay ACER trị giá 8.000.000 vnđ (chưa thuế) cho vào phòng kế toán, hóa đơn được lập như sau:
 
                                                                                                           Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
 Ký hiệu: AA/18P
 Liên 1: Lưu                                          Số:    0000689
Ngày 28 tháng 5 năm 2018
 
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH DNG
Mã số thuế: 0400740263
Địa chỉ: 41 Phan Triêm, P. Hòa Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
Điện thoại: 0915.888.404 .Số tài khoản: 
Họ tên người mua hàng:Phạm Thị Lý
Tên đơn vị:  CÔNG TY TNHH DNG
Mã số thuế: 0400740263
Địa chỉ:  41 Phan Triêm, P. Hòa Xuân, Q. Cẩm Lệ, TP. Đà Nẵng
Hình thức thanh toán:……………. .Số tài khoản: ………………………..
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Máy tính ACER Chiếc 2 8.000.000 16.000.000
   Xuất tiêu dùng nội bộ        
           
           
           
Cộng tiền hàng:                                                                                          16.000.000
Thuế suất GTGT:   . , Tiền thuế GTGT:                                                   \
Tổng cộng tiền thanh toán:                                                                        16.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng