Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm

Hiện nay các doanh nghiệp mới thường không biết doanh nghiệp mình cần những loại sổ sách gì?, khi quyết toán với cơ quan thuế thường lúng túng và không biết chứng từ mình sắp xếp ở đâu. Bài viết này cùng chúng tôi tìm hiểu về cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, gọn gàng và dễ tìm kiếm.

Bộ 1: Tờ khai thuế GTGT

Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này.

Khi đó, bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:

- Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê;
- Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và sắp xếp theo thứ tự trên bảng kê mua vào, bán ra.
------------------------------------------------------------------------

Bộ 2: Các tờ khai thuế khác: 

Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm

Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại.
------------------------------------------------------------------------

Bộ 3: Chứng từ ngân hàng:

Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay

• Đối với hồ sơ tiền gửi:
Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý
Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê.

• Đối với hồ sơ tiền vay:
Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu CHẾ BIẾN, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế.
------------------------------------------------------------------------

Bộ 4: Phiếu thu, chi tiền

Thông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi:

Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)
------------------------------------------------------------------------

Bộ 5: Phiếu nhập, xuất kho

Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:

Cụ thể:

Phiếu nhập kho: 

+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)

+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
------------------------------------------------------------------------

Bộ 6: Hợp đồng mua vào bán ra

Các bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.
------------------------------------------------------------------------

Bộ 7: Sổ sách kế toán

Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa.
------------------------------------------------------------------------

Bộ 8: Hồ sơ tài sản cố định

Bộ hồ sơ tài sản cố định, các bạn cần có thẻ tài sản cố định, hóa đơn GTGT (bản photo), hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu bàn giao tài sản cố định….và các hồ sơ khác theo đặc thù của tài sản và loại hình doanh nghiệp.
------------------------------------------------------------------------

Bộ 9: Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm:

- Hồ sơ của từng nhân viên;

- Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có)

- Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương

- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động

- Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng
…..
------------------------------------------------------------------------

Bộ 10: Các hồ sơ khác 

Hồ sơ khác như: Giấy nộp tiền vào NSNN, bộ hồ sơ nhập xuất khẩu, biên bản đối chieéu công nợ, biên bản thu hồi, điều chỉnh hóa đơn, các mẫu đăng ký với CQT như 06,08, công văn báo giá…..các bạn lưu mỗi loại trong 1 cặp càng cua khoảng từ 3-7cm tùy số lượng phát sinh là nhiều hay ít.

Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về Cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm. Mong rằng đây sẽ là những thông tin hữu ích dành cho các bạn và có thể vận dụng các kiến thức kể trên để sử dụng trong công việc.
Nếu bạn gặp khó khăn hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được trợ giúp và tư vấn cụ thể nhất.


DỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI HÀ NỘIDỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI ĐÀ NẴNGDỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI TP. HỒ CHÍ MINHDỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI QUẢNG NAMDỊCH VỤ THÀNH LẬP CÔNG TY TẠI HỘI AN, THAY ĐỔI ĐĂNG KÝ KINH DOANH TẠI ĐÀ NẴNG, DỊCH VỤ GIẢI THỂ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI ĐÀ NẴNG. DỊCH VỤ GIẢI THỂ CHI NHÁNH TẠI ĐÀ NẴNG, DỊCH VỤ GIẢI THỂ CÔNG TY TẠI ĐÀ NẴNG.